Их слишком много
Стандартных форм слишком много. Без продуманной архитектуры регулирования они бесконтрольно накапливаются.Пользователи тратят время на поиск. Ищут среди десятков папок и сотен файлов, читают непонятные инструкции, отвлекают юристов. И в итоге сдаются и используют форму контрагента.
Долго согласуются внутри
Документы громоздкие, сложные для чтения, часто изменяемые положения разбросаны по всему тексту. Их сложно заполнять даже в конструкторах, их долго проверять.Внутреннее согласование таких документов каждый раз требует огромных ресурсов.
Долго согласуются контрагентом
Сложные, плохо структурированные договоры надолго остаются у контрагента.Изначально сильно несбалансированные позиции не приводят к принятию договора на более выгодных условиях. Зато провоцируют бесконечные правки и слишком долгие переговоры, за которые платит бизнес.
Дорогостоящие ошибки
Чем сложнее документ написан и чем хуже структурирован, тем больше ошибаются его пользователи. Они пропускают важные пункты, забывают заполнить ключевые поля, не понимают сути обязанностей.Ошибки в договоре — в первую очередь, вина и проблема бизнеса, а не исполнителей.
Дорого поддерживать актуальными
С запутанным и не оптимизированным документооборотом документы сложно поддерживать в актуальном состоянии. При изменении внутренней политики или законодательства нужно проверять все документы, вычитывать неструктурированный текст, делать выборочные обновления.Теряется скорость реакции бизнеса на изменения окружающей его среды.
Дорого автоматизировать
Обычный документооборот не готов к автоматизации. Документов слишком много. Текст не стандартизирован. Слишком много опций и неоправданно тяжёлая логика сборки документа. Несовместимое форматирование.Автоматизация получается неэффективной, долгой и очень дорогой.