Идея
Стандартизация документов и процессов — то, что избавляет юристов от задач, которые не требуют их экспертизы и при этом не приносят ощутимую пользу бизнесу. Это обязательный этап каждого проекта Симплоера по лигал-дизайну.
Но со временем мы поняли, что некоторые проблемы с документами невозможно решить в рамках одной компании — нужна унификация на уровне всего рынка. Так мы решили протестировать идею глобальной стандартизации и разработать сбалансированный документ, который одобрен ведущими компаниями.
Партнёры проекта
Мы поделились своей идеей о стандартизации NDA с юридическими департаментами. На старте проекта нас поддержали юридические команды Ростелекома, X5 Group, Zara, Nestle, MARS, Сколково, Галс-Девелопмент, Viacom и АЛРОСЫ.20 января 2022 мы официально объявили о запуске SimpleNDA, и после этого к проекту присоединились ещё 17 компаний.
Принципы SimpleNDA
Чтобы убедиться, что все участники проекта одинаково видят результат работы, мы разработали 9 принципов. Каждое условие SimpleNDA сверяли с этими принципами, и если оно не соответствовало, — исключали из регулирования.1
Приоритет ценности над привычностью
Привычность — не показатель качества. Поэтому все идеи тестировали с точки зрения функциональности и логичности. Какое-либо условие или дизайн-решение применяли, только если оно гарантированно повышало юридическую защиту и делало работу с NDA удобнее и быстрее.
2
Взаимная конфиденциальность
Сделали SimpleNDA взаимно конфиденциальным, чтобы расширить его применимость. Каждая сторона является одновременно передающей и принимающей информацию.
3
Сбалансированное регулирование
Задача — найти баланс между адекватной защитой информации и удобством при заключении и исполнении соглашения.
Условия NDA, которые делают положение контрагента явно некомфортным, нужны, если сторона передаёт особо чувствительную информацию. Но в подавляющем большинстве кейсов такой перевес интересов ничем не обоснован, а для передающей стороны не имеет никакой практической пользы.
4
Гигиена текста
SimpleNDA должны читать. Для этого нужен понятный и лаконичный текст, который поможет обычному пользователю без помощи юриста разобраться, как работает соглашение о конфиденциальности. Строгий юридический язык, но без сложных терминов, канцеляризмов, клише и длинных предложений.Разумеется, за понятностью нельзя терять смысл.
5
Чистота регулирования
Мы договорились избавиться от положений, которые никак не влияют на регулирование, но при этом делают NDA объёмным и сложным. К примеру, в SimpleNDA не должно быть пересказов законодательства; дублирований условий; гипотетических положений, которые работают только в теории.
6
Краткость
Читателю должно быть с первого взгляда понятно, что чтение документа займёт несколько минут и не создаст никаких проблем. Мы поставили задачу описать всё важное на 2–3 страницах.
7
Удобство и простота использования
Работа с SimpleNDA не требует усилий — минимальное количество полей для заполнения, удобный формат таблиц, навигационная система и инструменты управления вниманием.
8
Модульность и масштабируемость
SimpleNDA подходит для большинства кейсов, и его не нужно модифицировать под конкретную компанию.В будущем будут разработаны модули под специфические кейсы. Но эти модули тоже будут встраиваться так, чтобы не изменялось регулирование в основном тексте SimpleNDA.
9
Чистый дизайн
Дизайн SimpleNDA — это не только про эстетику документа. Каждый элемент выполняет свою функцию — упрощает поиск нужной информации, акцентирует внимание пользователя на важном и ускоряет чтение.В основе дизайна SimpleNDA профессиональная вёрстка Симплоера.
Масштабное исследование NDA и судебной практики
На следующем этапе требовалось определить, какие условия компании обычно включают в NDA, и понять, как это работает на практике. Мы исследовали:- какие условия стали стандартом рынка;
- какую информацию стороны обычно считают конфиденциальной;
- особенности работы с информацией в зависимости от отрасли, вида информации или размера бизнеса;
- какие меры сохранения конфиденциальности реально работают;
- как часто компании судятся из-за нарушения NDA;
- что суды квалифицируют как нарушение NDA;
- подходы к формулированию ответственности — неустойка или убытки;
- как часто суды удовлетворяют требования о взыскании неустойки/убытков.
Анализ подтвердил нашу главную гипотезу: в большинстве NDA одинаковое регулирование. Это значит, что у них широкий потенциал для стандартизации.
В итоге получилось собрать образ среднестатистического NDA, в который вошли условия, которые мы встречали в 90% случаев (тот самый стандарт рынка).
Мы назвали его TrashNDA, потому что в него вместе с работающими положениями попало много гипотетических условий, бесполезная детализация, а также условия, которые на практике никто не соблюдает. О работе с этими положениями — расскажем дальше.
В итоге получилось собрать образ среднестатистического NDA, в который вошли условия, которые мы встречали в 90% случаев (тот самый стандарт рынка).
Мы назвали его TrashNDA, потому что в него вместе с работающими положениями попало много гипотетических условий, бесполезная детализация, а также условия, которые на практике никто не соблюдает. О работе с этими положениями — расскажем дальше.
Обмен опытом с юридическими департаментами и экспертами
На протяжении всего проекта мы устраивали зум-встречи с юридическими департаментами, на которых фиксировали статус проекта, согласовывали промежуточные версии SimpleNDA и обсуждали проблемы, которые обычные NDA доставляют бизнесу.На одной из таких встреч мы провели масштабный обмен опытом — чтобы каждый мог рассказать об узких местах при заключении и исполнении NDA в своей компании.
Например, обсудили эти проблемы:
- понятие конфиденциальной информации (всё включено / перечисление конкретных видов / смешанный подход с примерами; специальное указание на устную информацию, мессенджеры);
- выделять или нет коммерческую тайну;
- как определять ответственность (штрафы, ущерб, упущенная выгода или ограничение ответственности);
- ответственность за сотрудников (склонялись к тому, что по умолчанию принимающая сторона должна обеспечить безопасность и не вправе ссылаться на то, что она не может отследить нарушения);
- допустимое использование и цели (переговоры / конкретный проект / без указания цели для большей гибкости);
- порядок передачи информации и её оформление;
- как подписывать NDA.
Настоящий лигал-дизайн
Архитектура SimpleNDA
Мы спроектировали архитектуру SimpleNDA так, чтобы он подходил для большинства правоотношений и при этом безболезненно трансформировался под специфические кейсы.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Ядро и модули работают как конструктор. Ядро подходит для большинства кейсов, но если в правоотношениях появляется какая-то специфика (например, передаётся особо чувствительная информация), — к ядру прикрепляется нужный модуль. Принципиально важно, что ядро не нужно изменять или адаптировать под модуль.
Структура
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
В обычных NDA ключевая информация часто содержится в таких неочевидных разделах, как «Термины и определения», ответственность смешивается с самим правилом поведения. С таким подходом к структуре читателю трудно проследить логику повествования, а значит и понять, что он только что прочитал. Ещё труднее — найти фрагмент информации, не просмотрев документ целиком.
В основе структуры SimpleNDA базовые правила, которые вместе помогают пользователю читать документ, как рассказ:
В основе структуры SimpleNDA базовые правила, которые вместе помогают пользователю читать документ, как рассказ:
- расположение условий — от важных к общим, от более частых к менее частым;
- учитывается хронология исполнения NDA;
- один раздел — одна тема (если раздел называется «Как сохранять конфиденциальность», то пишем только о мерах защиты информации. Для всего остального — свой раздел).
Текст
Мы поставили задачу переосмыслить NDA и сформировать лучшую практику, а не дошлифовать существующие подходы. Чтобы независимо посмотреть на NDA, мы исследовали, как устроены процессы работы с информацией в разных компаниях, проанализировали сотню NDA и провели интервью с юридическими департаментами. На базе этих данных собрали структуру ядра и затем с нуля разрабатывали каждую формулировку.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Мы использовали строгий юридический язык. При этом в тексте нет многоэтажных грамматических конструкций; терминов, которые нужно пояснять; словесного мусора, который портит любой текст, — канцеляризмов, клише, отглагольных существительных.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Текст качественный, если читателю всё понятно и нет вопросов. Но за понятностью нельзя терять смысл.
Теперь немного о том, почему мы выбрали одни формулировки и отказались от других.
Теперь немного о том, почему мы выбрали одни формулировки и отказались от других.
Понятие конфиденциальной информации
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Как правило, компании включают в понятие конфиденциальной информации большой перечень — от любых документов до персональных данных.
Мы остановились на этой формулировке, потому что она отражает реальную практику — компании хотят сделать конфиденциальной почти всю информацию, которую они передают друг другу. SimpleNDA одинаково охраняет информацию из финансовых документов и переписки менеджеров в телеграме или по электронной почте.
Мы остановились на этой формулировке, потому что она отражает реальную практику — компании хотят сделать конфиденциальной почти всю информацию, которую они передают друг другу. SimpleNDA одинаково охраняет информацию из финансовых документов и переписки менеджеров в телеграме или по электронной почте.
Правила работы с конфиденциальной информацией
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Мы не стали добавлять цель заключения NDA как заполняемое поле, потому что для многих сложно её сформулировать. Это приводит к бесконечным дополнительным соглашениям или десяткам NDA с одним контрагентом.
Мы стремились сделать SimpleNDA универсальным, но при этом гарантировать юридическую защиту информации. Для этого мы:
Мы стремились сделать SimpleNDA универсальным, но при этом гарантировать юридическую защиту информации. Для этого мы:
- сформулировали позитивную цель — получающая сторона может использовать информацию только для добросовестного взаимодействия сторон. Например, чтобы провести переговоры или заключить договор;
- добавили общий запрет — нельзя использовать информацию, если это противоречит интересам передающей стороны. К примеру, нельзя обзванивать базу клиентов контрагента для продажи своих услуг.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Чтобы обеспечить защищённость информации, из всех вариантов мы выбрали более строгое правило — для любого раскрытия информации нужно согласие передающей стороны. Получить согласие можно любым удобным способом. Например, направить имейл.
Условия об ответственности
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Когда мы анализировали NDA, поняли, что чаще всего компании используют 2 схемы описания ответственности:
Это значит, что при желании стороны могут указать размер штрафа и максимальный размер ответственности в параметрах соглашения.
Мы сформулировали условия так, что SimpleNDA сработает, даже если стороны забудут или не захотят заполнить динамические поля про штраф и ограничение ответственности. В таком случае пострадавшая сторона вправе требовать возмещения убытков.
- убытки в полном объёме;
- штраф за каждое нарушение.
Это значит, что при желании стороны могут указать размер штрафа и максимальный размер ответственности в параметрах соглашения.
Мы сформулировали условия так, что SimpleNDA сработает, даже если стороны забудут или не захотят заполнить динамические поля про штраф и ограничение ответственности. В таком случае пострадавшая сторона вправе требовать возмещения убытков.
FAQ
SimpleNDA кардинально отличается от обычных документов. Из проектного опыта Симплоера мы знаем, что многих пугает непривычное. Чтобы облегчить внедрение и адаптацию SimpleNDA, мы подготовили ответы на все возможные вопросы пользователей — о механике работы, получении согласия на раскрытие информации, заполнении параметров и т. д.Все ответы сформулировали лаконично и простыми словами. Их можно найти по QR-коду, который добавили в SimpleNDA. Ещё есть отдельная страница на сайте проекта.
Почитайте ответы на частые вопросы
Вёрстка
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
За всё время подготовки дизайн SimpleNDA прошёл десятки итераций, мы отдельно тестировали каждое дизайн-решение. Разработка потребовала особенной ловкости, потому что в одном и том же документе нужно было учесть:
- интересы максимально широкого круга потенциальных пользователей — юристы и сотрудники других подразделений;
- потребности разного бизнеса — разные отрасли и разный размер;
- все возможные сценарии подготовки документа — вручную и в конструкторе договоров;
- подходы к хранению документов — в распечатанном и в электронном виде.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Тестирование дизайна
SimpleNDA будут использовать в разных условиях: подписывать в электронном виде, печатать или сканировать. Это значит, что документ должен одинаково хорошо читаться с экрана и на бумаге.В SimpleNDA мы тестировали:
- как разные оттенки выглядят на экране;
- толщину линий и шрифтов;
- как разные цвета ведут себя при чёрно-белой печати;
- как меняется документ, если печатать в режиме экономии тонера или на плохом принтере.
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Финальная вёрстка
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.
Итог
За 4 месяца мы создали самый профессиональный NDA — над ним работали ведущие юристы и эксперты по юридической эффективности. И да, он абсолютно бесплатный.SimpleNDA — классный пример, как глобальная стандартизация документов и сотрудничество юристов меняют рынок к лучшему. Бизнес может быстрее приступать к работе с партнёрами, а юристы заниматься работой, которая действительно приносит пользу.
Очень благодарны юридическим департаментам и экспертам, которые поддержали нашу идею. Спасибо за вовлечённость и активность. Это было очень важно.
Создайте свой SimpleNDA
Прокручивайте картинки влево на мобильных устройствах.